GPS-Fahrtenbuch – eine Erklärung
Aug
Wird der Firmenwagen zusätzlich privat genutzt muss das beim Finanzamt separat angegeben werden. Hier können verschiedene Regelungen zur Ermittlung greifen, diese Fahrten können mithilfe einer Pauschale oder mit einem entsprechenden Fahrtenbuch genau belegt werden. Das Fahrtenbuch wird vom Finanzamt genau geprüft und muss gewisse Anforderungen erfüllen, um Gültigkeit zu besitzen. Nur so können im Rahmen der Steuererklärung die tatsächlichen Nutzungsanteile nachvollziehbar dargelegt werden. Um allen Anforderungen des Finanzamtes zu entsprechen ist es notwendig, dass alle Mitarbeiter die relevanten Informationen jeder Privatfahrt und gewerbliche Fahrten im Fahrtenbuch hinterlegen, hier ist Sorgfalt und Beständigkeit besonders wichtig.
Notwendigkeit für elektronisches Fahrtenbuch
Das geführte Fahrtenbuch muss bestimmte Anforderungen erfüllen, in Form und Inhalt, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.
Unveränderbarkeit
Das Fahrtenbuch muss nachvollziehbar gestaltet sein, daher sind Änderungen und Korrekturen nicht gerne gesehen. Muss doch etwas abgeändert werden, so ist es wichtig, dies entsprechend im Fahrtenbuch zu kennzeichnen
Geschlossene Form
Änderungen und Korrekturen, die nachträglich getätigt werden, müssen in Fahrtenbüchern deutlich gekennzeichnet sein. Ein manuell geführtes Fahrtenbuch in Papierform muss gebunden sein, damit keine einzelne Seite entfernt werden kann.
Fortlaufender Zusammenhang
Jede Fahrt, privat oder gewerblich, benötigt eine lückenlose Erfassung, nur so kann das Finanzamt alles nachvollziehen. Ein Fahrtenbuch beinhaltet immer alle relevanten Daten zu Fahrzeug, Fahrer und der Fahrt. Zunächst wird das Kennzeichnen des Fahrzeugs notiert, sowie der vollständige Name des Fahrers. Zusätzlich muss der Kilometerstand bei Beginn und bei Ende der Fahrt im Fahrtenbuch eingetragen werden, sowie das Datum der Fahrt.
Zeitnahe Dokumentation
Fahrten müssen unmittelbar nach der Fahrt im Fahrtenbuch erfasst werden.
Richtige Kennzeichnung der Fahrten
Im Fahrtenbuch muss zwischen verschiedenen Fahrten mit dem Dienstwagen unterschieden werden, da diese unterschiedliche Berücksichtigung finden. Grundsätzlich wird zwischen Privatfahrten und gewerblichen Fahrten differenziert. Zusätzlich sind die Fahrten zwischen Haushalt und Arbeitsstätte separat im Fahrtenbuch anzugeben.
GPS Tracking und Fahrtenbuch
Die manuelle Fahrtenbuchführung ist dennoch eine Fehlerquelle, wenn es nicht absolut korrekt geführt wird, kann es kein gültiger Nachweis über die Aufzeichnung der Fahrten sein. Wer die aufwendige Führung vermeiden möchte findet in einem elektronischen Fahrtenbuch eine unkompliziertere und sehr genaue Lösung. In Betrieben mit großem Fuhrpark und wechselnden Fahrern ist eine elektronische Fahrtenbuchführung mit GPS notwendig, um mithilfe einer Software-Dienstfahrten von Privatfahrten zu unterscheiden, dies geschieht ohne großen Aufwand digital. Neben der Überholung manueller Fahrtenbücher bietet ein elektronisches Fahrtenbuch mit GPS dem Unternehmen zusätzlich die Funktion der Ortung aller Fahrzeuge im Betrieb und deren Nutzung durch die Mitarbeiter.
GPS-Tracking
Die Firmenwagen werden hierzu mit einem GPS-Sender ausgestattet, dieser ist mit einer SIM-Karte versehen, so kann der aktuelle Standort jederzeit per Ortung abgerufen und das Fahrzeug verfolgt werden. GPS-Sender arbeiten mit dem Global Positioning System, dieses Satellitensystem bietet weltweite Abdeckung, so können Informationen von jedem Standort aus gesendet werden, diese werden im Portal des Anbieters erfasst und gespeichert. Mit diesem Produkt entfällt für den Fahrer das Führen von einem Fahrtenbuch.
Die Nutzung von GPS-Trackern innerhalb des gesamten Fuhrparks hat viele weitere Vorteile für Unternehmen. GPS Tracker für Fahrzeuge können zusätzlich Daten über Verbrauch und Fahrtzeit der einzelnen Fahrzeuge zum Auslesen bereitstellen. Zusätzlich kann im Falle eines Diebstahls oder bei unbefugter Nutzung eine Fahrzeugortung den PKW auffinden.
Weitere Alarmfunktionen bieten besondere Sicherheit für Fahrzeug und Fahrer. Das Firmengelände kann virtuell eingezäunt werden, somit löst jedes Fahrzeug, welches das Gelände verlässt oder befährt eine Benachrichtigung aus. Diese Ortungssysteme bieten volle Kontrolle, alle Daten können ausgewertet werden, um Optimierungen durchzuführen.
Alarme im GPS-Tracking
Neben einem elektronischen Fahrtenbuch in der App profitieren Anwender und Fahrer von weiteren Vorteilen durch GPS-Tracking und Ortung. Die Alarme des GPS-Senders können an die Bedürfnisse angepasst werden. Eine SOS-Taste hilft im Notfall und sendet den aktuellen Standort an eine eingestellte Rufnummer. Ein Alarm für Erschütterung warnt vor Diebstahl und unbefugtem Eindringen in das Fahrzeug. Neigt sich der Akku dem Ende oder wird der GPS-Sender vom Strom entfernt erhält der Nutzer ebenfalls eine Benachrichtigung auf sein Smartphone.
GPS-Fahrtenbuch einrichten
Um ein elektronisches Fahrtenbuch einzurichten und zusätzlich die Fahrzeugortung zu nutzen ist ein GPS-Sender im Innenraum von den betreffenden Fahrzeugen notwendig. Dieser sollte möglichst versteckt platziert werden, um vor Diebstahl geschützt zu sein, dennoch muss er frei zugänglich sein, falls der Akku getauscht oder geladen werden muss. Es sind auch Modelle erhältlich, die fest mit der Batterie des Fahrzeuges verbunden werden, somit sind diese stets optimal mit Strom versorgt.
Nach der korrekten Platzierung kann die passende App für das GPS-Fahrtenbuch auf das Smartphone heruntergeladen werden, nun findet eine Registrierung statt, um den vollen Umfang des Fahrtenbuches zu nutzen. Nach Abschluss der Registrierung mit E-Mail, können die Einstellungen den Wünschen entsprechend angepasst werden, auch die benötigten Alarme und Einzäunungen können individuell festgelegt werden. Durch ein elektronisches Fahrtenbuch per App entfällt das Führen eines klassischen Fahrtenbuches und der Nachweis für das Finanzamt ist lückenlos, da jede Privatfahrt erfasst werden kann.
Vorteile der elektronischen Fahrtenbuchlösung
Für die Steuererklärung beim Finanzamt ist es wichtig Privatfahrten von dienstlichen Fahrten so genau wie möglich zu trennen, ein manuelles Fahrtenbuch ist aufwendig, manipulierbar und die Eintragung kann vergessen werden.
Das elektronische Fahrtenbuch in der App jedoch wird automatisch geschrieben und erfasst alle relevanten Daten, von Fahrtbeginn bis zum Ziel, mit allen Stopps. Diese Zeiterfassung ersetzt in vielen Branchen auch das klassische Stempeln auf der Arbeit, da die Erfassung der Daten in Echtzeit stattfindet, ist diese Software nicht manipulierbar. Die Fahrtenbücher für das Finanzamt liegen somit immer in unveränderbarer Form vor und alle Einträge sind unmittelbar durch GPS-Geräte hinterlegt.
Durch die lückenlose Dokumentation in der Fahrtenbuch App und im Portal des Anbieters können weitere Daten ermittelt und ausgewertet werden. Dies gibt dem Inhaber des Betriebs oder dem Leiter des Fuhrparks die Möglichkeit zur Optimierung und Anpassung laufender Prozesse, zum Vergleich und zur Überprüfung von Vorgaben.
