Kilometerpauschale – Regelung für die Entfernungspauschale

Wer beruflich viele Kilometer mit dem Auto zurücklegt, der kann sich die Entfernungspauschale durch das Finanzamt erstatten lassen, dabei spricht man von einer Entfernungspauschale oder der sogenannten Pendlerpauschale, die sich bei der Steuer absetzen lässt. Entstandene Kosten können als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben werden, somit macht man sie steuerlich geltend und die Reisekosten durch den Arbeitnehmer werden anerkannt.

Generell kann man als Arbeitnehmer die Reisekosten nur zum Teil ansetzen, nämlich für maximal sechs Euro täglich für 210 Arbeitstage im Arbeitsjahr. Mehr kann beim Finanzamt nicht eingereicht werden, doch wie genau setzen sich die Zahlen zusammen und wie viel Euro pro Jahr werden vom Finanzamt berücksichtigt?

Die Kilometerpauschale als Arbeitnehmer steuerlich absetzen mit privaten oder öffentlichen Verkehrsmitteln

Durch die Kilometerpauschale wird bestimmt, wie hoch der Erstattungsbetrag für Fahrtkosten ausfällt, dabei handelt es sich um Fahrtkosten durch öffentliche Verkehrsmittel oder Reisen mit dem eigenen PKW zur ersten Tätigkeitsstätte.

Bei einer beruflich veranlassten Dienstreise werden die Kosten vom Arbeitgeber direkt erstattet, dieser zahlt Hin- und Rückfahrt seiner Angestellten, auch wenn diese mit dem eigenen Fahrzeug fahren. Die Kosten werden durch den Angestellten direkt mit der Firma abgerechnet und können nicht in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Werden diese Aufwendungen nicht durch den Chef ausgeglichen, kann man die Fahrtkosten steuerlich geltend machen und in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen.

Ebenso können Freiberufler und Unternehmer die Kosten der eigenen PKW bei der Steuer ansetzen. Die Erstattung der Fahrtkosten durch die Pendlerpauschale darf man dabei nicht mit der generellen Kilometerpauschale verwechseln, denn dort gibt es einen Unterschied.

Erstattung der Pendlerpauschale pro Kilometer und wie die Berechnung der tatsächlichen Kosten abläuft

Die Kilometerpauschale umfasst Fahrten mit dem privaten Auto zu Auswärtstätigkeiten, bei Fahrten mit dem Firmenwagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln bekommt man keine Fahrtkosten pro Kilometer erstattet. Doch wie wird die Kilometerpauschale abgerechnet und was kann man bei der Kilometerpauschale ansetzen?

Grundsätzlich gilt: Bei einer kurzen Fahrt zur Arbeitsstätte bis 20 Kilometer kann man 30 Cent pro Kilometer ansetzen. Seit 2022 erhält man ab dem 21 Kilometer sogar 38 Cent pro Kilometer als Aufwendung. Die Kilometerpauschale gilt also von der Wohnung zum Arbeitsplatz und auch nur für eine einfache Wegstrecke. Motorisierte Fahrzeuge wie Motorräder können mit 20 Cent pro Kilometer angesetzt werden. Die Fahrten werden in der Steuererklärung angegeben, hierbei muss der Arbeitnehmer einiges beachten.

Die Voraussetzung für das Pendeln durch Angestellte ist die Nutzung des Privatwagens für beruflich veranlasste Reisen, nur dann kann man die Reisekosten im Rahmen Pauschale von der Steuer absetzen.

Fahrtkosten bei der Entfernungspauschale: Wo liegt der Unterschied zwischen der Pauschale nach Kilometersatz und der Pendlerpauschale?

Die Kilometerpauschale ist nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale, diese gilt nur bei Auswärtstätigkeiten, beispielsweise Dienstreisen. Die Entfernungs- und Pendlerpauschale regelt die alltäglichen Fahrten zum Arbeitsplatz, somit können Angestellte und Selbstständige ihre Fahrtkosten mit Kilometerpauschale absetzen. Dienstreisen mit Firmenwagen dürfen nicht abgesetzt werden, diese gelten als Betriebsausgabe des Arbeitgebers, der Arbeitnehmer hat hierdurch keine Kosten.

Wem wird die Kilometerpauschale erstattet?

Trotz des Namens bezieht sich die Pendlerpauschale nicht nur auf Pendler, die Pendlerpauschale regelt alle Fahrten mit dem privaten Fahrzeug. Es sollte immer individuell entschieden werden, ob es sich lohnt, die anfallenden Reisekosten mit dem privaten PKW anzugeben, bei kurzen Strecken ist es selten lohnenswert, da sie kaum Erstattung nach sich ziehen.

Rund um die Kilometerpauschale: Nachweis über jede Fahrt mit dem PKW für die Reisekostenabrechnung – ab 2024 digital

Unternehmen haben Interesse an jedem gefahrenen Kilometer mit Firmenfahrzeugen, hierzu muss penibel dokumentiert werden. Das gilt auch für Arbeitnehmer, die beispielsweise im Rahmen einer Dienstreise die 30 Cent pro gefahrenen Kilometer angeben wollen.

Die Kilometerpauschale regelt die Erstattung der Aufwendungen, doch das Unternehmen muss die Fahrten lückenlos nachweisen, denn sobald Firmenwagen auch privat eingesetzt werden, ist es verpflichtend für alle Beteiligten, diese Wege zu dokumentieren.

Die Prinzipien des Fahrtenbuchs sind klar: Vollständigkeit und Genauigkeit, darauf liegt das Augenmerk bei der Führung eines Fahrtenbuchs. Da Privatfahrten als geldwerter Vorteil angesehen werden, den der Mitarbeiter durch seinen Arbeitgeber erhält, muss dies versteuert werden. Innerhalb des Fahrtenbuchs wird dokumentiert, welche Kilometer privat oder betrieblich zurückgelegt wurden. Für die Führung des Buches gelten bestimmte Regeln, an die sich der Fahrer halten muss, damit das Finanzamt die Angaben anerkennt.

Digitales Fahrtenbuch mit GPS-Tracker für Verkehrsmittel innerhalb von Unternehmen

Im Fahrtenbuch muss immer genau hinterlegt sein, ob es sich um eine private oder dienstliche Fahrt handelt, auch Start- und Zielort sind einzutragen, genau wie die Kilometerstände zu Beginn und zum Ende der Reise. Eine Alternative ist die 1%-Regelung, diese lohnt sich jedoch selten. Hierbei wird ein fester Wert zur Versteuerung angesetzt, der Neupreis des Fahrzeugs. Dabei ist es nicht relevant, ob es sich um ein gebrauchtes Auto oder ein altes Fahrzeug handelt. Diese Kosten sind deutlich höher, als die exakte Dokumentation der Strecken.

Mithilfe eines GPS-Trackers in Kombination mit einem digitalen Fahrtenbuch fällt die schriftliche Dokumentation weg. GPS-Geräte erleichtern den Alltag und sind aus der digitalen Zeit gar nicht mehr wegzudenken. Mithilfe von Satellitensignalen können sie Standorte bis auf wenige Meter genau ermitteln und übertragen diese Daten an ein verbundenes Endgerät. In Kombination mit einem digitalen Fahrtenbuch sind sie die perfekte Ergänzung für Firmenfahrzeuge, denn sie sichern alle wichtigen Informationen, die man sowieso für das Amt benötigt. Der GPS-Tracker speichert die Daten zusätzlich auf einem Server des Anbieters und stellt die Informationen dem Nutzer zur Verfügung. Besonders Unternehmen mit einem großen Fuhrpark profitieren von der hervorragenden Übersicht über alle Fahrzeuge des Unternehmens. Anhand der Daten kann die Firma einsehen, wie oft welches Fahrzeug von wem bewegt wird, diese Dokumentation erleichtert die Verbesserung von Arbeitsabläufen und ermöglicht genaue Analysen. GPS-Tracker sind der Einstieg in die Digitalisierung und erleichtern Arbeitsabläufe nachhaltig.